Tietosuojaseloste

Irma Kortelainen
irma.kortelainen@forgetec.fi
+358 40 2175 100
Karhukuja 2, FI-12540 LAUNONEN

Forgetec Oy:n asiakas- ja toimittajarekisteri

Henkilötietojen käsittelyn perusteena ovat asiakas- ja toimittajasuhteet.

Henkilötietoja käsitellään asiakkaan tai toimittajan ja rekisterinpitäjän kauppasopimuksen mukaisten velvoitteiden ja oikeuksien täyttämiseksi sekä rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella viestinnän, markkinoinnin ja kauppasuhteiden toteuttamiseen, kehittämiseen ja seurantaan sekä asiakaspalautteen keräämiseen ja käsittelyyn.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Rekisteri sisältää seuraavat henkilötiedot:

-nimi
-asema yrityksessä
-yritys/organisaatio
-osoite
-puhelinnumero
-sähköposti
-www-sivustojen osoitteet
-asiakkuutta koskevat tiedot
-laskutus- ja maksutiedot

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille.

Luovutamme tietoja kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa:

• Voimme luovuttaa käyttäjän tietoja kolmansille osapuolille, mikäli käyttäjä on antanut siihen
  suostumuksensa.
• Mikäli järjestelemme toimintaamme uusiksi, käyttäjän henkilötietoja voidaan luovuttaa uuden
  organisaation sisällä.

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään internetpalvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden toimenkuvaan se kuuluu.

Rekisterin turvallisuus on varmistettu seuraavasti:

• sähköinen rekisteri
  Tietojärjestelmäämme tallennettavat ja siellä käsiteltävät tiedot ovat vain rajattujen ja nimettyjen henkilöiden käytettävissä. Käyttö edellyttää kirjautumista tietojärjestelmäämme omalla henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Tietojärjestelmämme käytetään vain koneilta, jotka on suojattu asianmukaisella virustorjuntaohjelmalla ja palomuurilla ja joiden järjestelmä- ja tietoturvapäivitykset tehdään automaattisesti valmistajan ohjeiden mukaan. Tietokanta ja sen varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

• paperinen aineisto
  Paperista aineistoa käsittelevät vain ne työntekijät, joiden toimenkuvaan käsittely kuuluu. Aineisto sijaitsee lukitussa tilassa, johon sisäänpääsy edellyttää avaimia.

Säilytämme henkilötietoja toistaiseksi. Arvioimme säännöllisesti tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen.

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjän kohdassa 2 mainitulle edustajalle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista sekä itseään koskevan virheellisen tiedon oikaisua tai täydentämistä. Rekisterinpitäjä voi myös korjata virheen oma-aloitteisesti virheen havaittuaan. Vaatimus rekisteritietojen korjaamiseksi tulee tehdä kirjallisesti rekisterinpitäjän kohdassa 2 mainitulle edustajalle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä tai rajoittaa tietojen käyttämistä ottamalla kirjallisesti yhteyttä kohdassa 2 mainittuun rekisterinpitäjän edustajaan. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus valittaa tietojen käsittelystä tietosuojavaltuutetulle sekä pyytää tietojen poistamista tai siirtämistä järjestelmästä toiseen. https://tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle